中国上市公司协会发布数字化转型最佳实践丨青岛啤酒：统一文档管理平台奠定企业非结构化数据资产管理基石
来源：中国上市公司协会
为进一步落实党中央、国务院关于发展新质生产力、打造数字经济新优势等决策部署，坚定实施数字化转型任务，推动数字经济发展，中国上市公司协会开展了上市公司数字化转型最佳实践案例征集活动，并从技术领先、场景创新、社会价值贡献、产业链建设四个维度遴选出了40个优秀、69个典型案例入选《上市公司数字化转型典型案例》，这些案例集中反映了上市公司在数字化转型过程中的实践、挑战与成功经验，为上市公司开展数字化转型提供参考和借鉴。
公司名称
青岛啤酒股份有限公司（600600.SH）
案例名称
统一文档管理平台奠定企业非结构化数据资产管理基石（优秀案例）
案例具体信息
一、案例简述
随着企业数字化转型的持续推进，数据资产已成为公司越来越重要的一项资产。数据资产中包含了大量的文档资料（非结构化数据），包括文本文档、数据表单、演示文稿、图片、网页、设计图纸、各类视频文件、电子邮件以及其他与应用相关的文件。当前，这些企业数据资产分散在及集团及分公司各个系统、文件服务器和员工PC上，形成多个数据孤岛，不便于安全保护、共享、搜索等，无法有效提升办公和生产效率。
图：平台建设目标2023年，青岛啤酒结合当前管理需求与未来发展规划，深入探索适合企业应用的非结构化数据管理平台产品与落地应用模式，建成了企业统一文档管理平台。
图：平台核心功能平台的建设与应用，实现员工工作文档备份、大容量文件分发共享、文档全文搜索、文档在线协作等核心管理功能，整体降低系统风险并大幅提升工作效率。经测算：文件备份效率提升200%，存储成本节省40%，文件分发速度提升40%。
图：平台非结构化数据管理效率提升效果最终，通过数据资产的有效管理，助力业务协作运营效率、信息安全合规，从而构建企业内容管理体系，促进知识分享，提升数字化服务能力。
二、转型工作情况
（一）战略规划
数字化转型顶层设计：
确定数字化转型的愿景和战略目标，将数据资产管理中台项目纳入数字化战略的核心。
设立数字化转型委员会，由高层领导和关键部门负责人组成，负责监督和指导项目的执行。
2．制度安排：
制定数据资产管理政策和流程，确保数据的安全、合规和有效管理。
3．时间路线：
a）2024年覆盖总部与营销、制造、供应链三大中心职能部门；
b）2025年覆盖全部区域营销单位；
c）2026年覆盖全公司员工；
4．改造路径：
a）在各应用单位设立文档管理员岗位；
b）文档管理员平台应用培训；
c）文档管理员负责将各单位的部门文档迁移至平台；
d）文档管理员给部门内员工分配文档访问权限；
e）员工用户培训使用；
f）取消公司原有的文件共享服务器；
5．目标规划：
确定项目的关键成功指标（KPIs），包括文件备份效率、存储成本、文件分发速度等，以衡量项目的实际效果。
设定长期目标，如提升业务协作效率、信息安全合规水平、知识分享和数字化服务能力，以实现企业的数字化转型战略目标。
（二）业务模式
本案例方案，涉及公司内容的总部职能，营销、供应链、制造三大中心等，全体员工3万多人，并同时覆盖上下游供应链的合作方用户。
青啤所构建的统一文档管理平台，定位于对公司办公文档、图片、视频等海量非结构化数据实现高效统一管理，对这些非结构化数据的存储、备份、共享、分发、在线协作编辑与批量信息收集等文档操作场景实现在线管理。
图：平台整体应用能力（三）技术架构
系统部署：为最大限度保证数据安全性，此次采用私有化方式，同时支持基于文件目录的外网访问权限控制。
平台提供“访问层—业务层—数据层”整体高可用方案，负载均衡、应用服务、数据库均提供多活架构，并提供两副本存储，保证数据可靠性和线上业务连续性。
在线预览与编辑功能模块部署在服务器上，实现不借助本地软件的Office文档在线预览与编辑能力。
部署杀毒功能模块在服务器上，实现对上传文件的自动病毒检测。
部署敏感信息识别模块在服务器上，实现对上传文件的敏感词扫描标记。
架构安全：私有化高可用部署，支持横向扩展，无性能瓶颈。系统及数据均存储在内部数据中心。
数据存储安全：文件数据按照固定大小分块存储，每块按需冗余多份，保存在不同的数据节点，保证数据不会丢失。系统采用元数据、实际数据块分离的数据架构，单独获取元数据或数据块都无法读取完整数据，保证了数据存储的安全性，并且对指定数据采用RC4算法加密，没有密码即使还原完整数据也无法解密。
图：平台整体服务架构三、转型成效
统一文档管理平台的建设与应用，实现员工工作文档备份、大容量文件分发共享、文档全文搜索、文档在线协作等核心管理功能，整体降低系统风险并大幅提升工作效率。
（一）企业价值
通过构建企业统一文档管理平台，青岛啤酒实现了数据资产的有效管理，为企业带来了多方面的价值：
生产经营成本下降：文件备份效率提升200%，存储成本节省40%，降低了企业的运营成本。
2．协同效率提升：平台实现了文档在线协作功能，促进了团队之间的协作效率和沟通效率。
3．工作效率提升：文件分发速度提升40%，提高了员工的工作效率和生产效率。
4．系统风险降低：通过统一文档管理平台，降低了数据泄露和丢失的风险，提升了数据安全性。
（二）社会价值
这个项目的落地应用不仅为青岛啤酒带来了企业价值，还具有以下社会价值：
1．数字化转型示范：作为行业领先的企业，青岛啤酒通过建设文档管理平台展示了数字化转型的成功案例，为其他企业提供了参考和借鉴。
2．知识分享与合作：构建企业内容管理体系，促进了知识分享和合作，推动了企业文化的建设和发展。
3．数字化服务能力提升：通过提升文档管理效率，青岛啤酒提升了数字化服务能力，为客户提供更高效的服务。
四、面临的痛点难点及建议
（一）难点：
文化变革难题：员工对新的平台不熟悉，需要时间适应新的工作方式。
（二）痛点：
数据安全风险：集中管理数据增加数据安全风险，需要加强安全措施和权限管理。
用户体验问题：用户对新平台的易用性和功能体验有不满意的地方，影响使用率和效率。
（三）建议对策：
文化变革管理：
制定培训计划，为员工提供关于新平台的培训和支持，帮助他们适应新的工作方式。
数据安全管理：
加强数据安全意识培训，提高员工对数据安全的重视程度。
实施严格的权限管理和访问控制，确保数据只被授权人员访问和使用。
用户体验优化：
进行用户调研，了解用户需求和反馈，及时优化平台的用户界面和功能。
提供持续的技术支持和反馈机制，解决用户在使用过程中遇到的问题。
供稿单位：青岛啤酒股份有限公司