2024年度上市公司数字化转型最佳实践丨金山办公：WPS 365助力企业实现数字化转型 打造办公新质生产力平台
为进一步落实党中央、国务院关于发展新质生产力、打造数字经济新优势等决策部署，坚定实施数字化转型任务，推动数字经济发展，中国上市公司协会开展了上市公司数字化转型最佳实践案例征集活动，并从技术领先、场景创新、社会价值贡献、产业链建设四个维度遴选出了40个优秀、69个典型案例入选《上市公司数字化转型典型案例》，这些案例集中反映了上市公司在数字化转型过程中的实践、挑战与成功经验，为上市公司开展数字化转型提供参考和借鉴。
北京金山办公软件股份有限公司（688111.SH）
WPS 365助力企业实现数字化转型 打造办公新质生产力平台（典型案例）
一、案例简述
作为办公新质生产力平台，WPS 365围绕“即时通讯”和“文档协作”两大核心需求，打造安全高效的一体化办公平台。构建以组织为核心的通讯入口，满足企业沟通、文档、日程与审批的高频需求，解决了协作困难，任务难追踪的数据管理难题，助力全员办公效能提升。
该公司聚焦网络游戏的研发、发行及运营业务，同时布局电视剧、电影制作等影视业务。仅从游戏业务的办公场景看，从主程序、到策划、美术、音乐、特效、测试、产品、运营，甚至是对客服、市场宣发与商务，业务流贯穿大大小小几十个环节。除了游戏业务，同时拥有较强的影视业务，二者战略协同存在很大价值，这也是协同办公价值所在。
随着游戏研发市场走向高度专业化工业化、面临多办公室、远程文档的分享和协作问题。对于游戏公司，异地办公成为不少公司必选项，异地、跨国协作早已是家常便饭。
WPS 365 的协作功能提供了以组织为核心的即时通讯服务，最大亮点在于真正打通了聊天与文档的交互壁垒，实现了「即时通讯」和「文档协作」的深度融合、无缝衔接，大大优化了团队协作的效率和体验。当用户在聊天中快速创建工作文档，无须在页面间反复切换。
除了在聊天中对话，在线文档也同样是重要的沟通「场所」——文档自带「会话」功能，@ 指定人发送提醒或分配任务，在文档评论中自由讨论和及时回复。该公司基于即时通讯的月活跃人数达 91%！展现了超高协作粘性。
二、转型工作情况
（一）战略规划
公司在数字化、网络化、智能化转型方面的顶层设计、制度安排、时间路线、改造路径、目标规划等，体现数字化转型的战略部署，体现公司CEO/CDO/CIO在战略规划中的关键作用。
（二）业务模式
从2022年初至今，该公司有近万名员工使用WPS 365，使用云文档容量18TB，月活文档数量15万，IM月活跃占比91%，月活跃账号占比89.3%，月新增活跃文档数13.8万。
（三）技术架构
WPS 365是由金山办公自主研发而形成，针对核心技术具有自主知识产权。从关键技术方面来看，重点针对数据云存储、智能数据处理、安全云文档以及数据协同共享等多个关键技术进行深入研究，通过核心技术的突破，提升公司办公安全技术水平，为用户提供一站式、多平台的网络化办公云服务应用解决方案。
场景一：通过WPS Office 套装、云盘、在线文档、轻维表、表单、脑图等内容创作工具，客户可以完成企业文档管理、查看、编辑、协作、分享等文档处理能力。
场景二：通过企业IM（即时通讯）、音视频会议等协作软件，提升用户跨端、跨产品的办公协作能力和企业内部工作效率，实现整个组织的高效协作。
场景三：通过统一工具、统一协作、统一管理的数字办公理念匹配业务发展，满足组织安全管控和开放集成的需求；接入 WPS AI 后，通过开放接口赋能客户自有业务系统，进一步实现智能办公。
三、转型成效
（一）企业价值：通过可量化的指标，描述应用案例为企业本身带来的价值，包括生产经营成本下降、协同效率提升、产品质量提升、流程优化、经济效益增加等。
（二）社会价值：应用案例落地后，培育了哪些新模式、新业态，对同行业、同业务属性的企业推动数字化转型具有哪些参考价值，在提高“上市公司治理”水平、改善“信息披露”质量、助力绿色低碳发展、促进共同富裕、带动产业链上下游高质量发展等领域的价值体现。
企业价值：WPS 365不仅提供了以组织为核心的便捷即时通讯，最大的亮点在于真正打通了聊天与文档的交互壁垒实现了“即时通讯”和“文档协作”的深度融合、无缝衔接，大大优化了团队协作的效率和体验。在聊天中快速创建会议记录、发送工作总结，提交文档无须在页面间反复切换;重要文档在聊天中一键置顶，无需反复查找聊天记录。发送到群聊中的文档自动上传云端，分享范围和操作权限可以灵活控制。
本项目还为企业实现了私有化轻维表的首次落地实践，解决了组织人员协作困难和任务追踪普遍较弱的数据管理难题。IT 信息部门日常需要登记和维护各种台账数据，在线表格的区域权限无法满足针对具体人单独划分可操作权限的诉求。现在，通过轻维表搭建了轻量化的台账填报系统，可以分别赋予协作者不同角色权限，限制填报者只能查看自己填写的记录、仅填报者本人才能修改自己创建的数据，满足数据安全严格管控要求。
社会价值：基于办公新质生产力平台WPS 365、智能办公应用WPS AI及产品矩阵，金山办公累计与400多家生态伙伴涉及1400款多产品完成兼容性互认证，陆续形成100多个覆盖多行业领域的联合创新方案，实现了超100个场景文档IP化赋能。
与此同时，WPS 365 中的即时通讯服务、轻维表、轻审批等功能为企业提升团队协作效率、管理研发项目、低成本搭建审批流程等提供了重要支撑；另一方面，通过 WPS 365 公有云/私有化部署的云文档系统，企业数字资产被严格加密保存云端，数据安全得到有效保障，企业在数字化转型过程中的需求得到全方位满足。
金山办公2023年报数据显示，金山办公营收与净利润全面增长，营业收入45.56亿元，同比增长17.27%；归属于母公司所有者净利润13.18亿元，同比增长17.92%；归属于母公司所有者扣除非经常性损益净利润12.62亿元，同比增长34.45%，盈利能力持续提升。主营业务中，订阅业务作为金山办公核心的增长引擎，2023年收入36.11亿元，占总收入比79%，同比提升8个百分点。
WPS 365带动国内机构订阅及服务业务收入9.57亿元，同比增长38.36%，成为公司业绩增长的第二大引擎。
四、面临的痛点难点及建议
近几年，远程办公及协作办公场景需求提升，用户更加受益于基于云端的协作办公带来的效率提升等便利，在线办公人数持续处于高位状态。企业对办公软件的需求从远程沟通向高效协同、内容管理、安全管控转变，员工也更注重办公的高效性、便捷性和创造性，云和协作办公产品需求持续提升。未来，云和协作办公在数字化、智能化趋势下，也将为政府和企业发展带来更多价值。
另一方面，海内外办公软件基于机器学习和人工智能技术推出更多新功能，帮助用户提高办公效率，实现智能化辅助决策。随着制度的不断完善，模型层和应用层的商业化落地有望进一步加速。此次 AI技术革命有望颠覆其原有的工作方式，加速办公软件从“效率工具”到“生产工具”的变革，极大提升企业工作效率。