海森药业：印章管理制度

浙江海森药业股份有限公司

印章管理制度第一章 总则第一条 为维护浙江海森药业股份有限公司（以下简称“公司”）印章刻制、保管，以及使用的合法性、严肃性和安全性，从运作规范需要出发，避免印章管理出现不规范行为，有效地维护公司利益，特制定本制度。第二条 本制度适用于公司、控股子公司印章的刻制、保管、使用的管理。第三条 本制度所指印章包括公司及控股子公司（以下简称“子公司”）公章、合同专用章、财务专用章、发票专用章、业务项目专用章、法定代表人印章、董事会印章、监事会印章，以及部门职章等各种用于明确公司对外、对内各种权利、义务关系的印鉴。印章形态包括实体印章和电子印章，其中实体印章可以用不同材质刻制。

第四条 除法律法规明确不适用的情形或第三方监管机构明确必须要求提供纸质盖章文件外，电子印章的适用范围与实体印章一致。加盖电子印章的公文、证照、协议、凭据、流转单等各类电子文件与加盖实体印章的纸质文件具有同等法律效力，不因其采用电子化表现形式而否定其法律效力，电子签名相关法律明确不适用的情形除外。

第二章 印章的适用范围

第五条 印章的适用范围：

（一）公章：在所有印章中具有最高法律效力，适用于以公司（子公司）名义对外签发的文件、由公司（子公司）出具的证明或有关材料、员工的任免、聘用、对内下发的各类文件等。

（二）合同专用章：适用于以公司（子公司）名义签订的合同、协议、订购单等各类商务协议，包括对外投资、合资、合作协议，各类经济合同等。

（三）法定代表人印章：适用于由公司（子公司）法定代表人签章的文件、

法人代表证书、法人代表授权委托书、统计报表等。

（四）财务专用章：适用于公司（子公司）财务部对银行业务资料及往来款项收据等。

（五）发票专用章：仅适用于公司（子公司）财务部开具销售发票。

（六）董事会、监事会印章：适用于以公司董事会、监事会名义出具的公告、报告、文件、函件等。

（七）部门职章：公司原则上不鼓励刻制部门职章，如因特殊情况确需刻制，须按规定完成印章刻制及管理人申请，相关印章仅适用于公司部门内部管理或项目性管理工作需要的相关文件，如仓库进出货单据、内部文件、业务联系单、确认单等。

（八）其他根据公司经营需要刻制的印章。

第三章 实体印章的刻制

第六条 公司董事会印章由董事会办公室提出申请，董事长审批后安排刻制。

第七条 公司监事会印章由监事会提出申请，监事会主席审批后安排刻制。

第八条 其他印章由使用公司（子公司/部门）提出申请，完成相关审批流程后，由该公司（部门）安排刻制。

第九条 刻制公章、合同章、财务章、发票章必须按照国家规定，在国家法定管理部门指定的地点办理，严禁在非法定机构刻制印章。

第十条 私自刻制、伪造公司印章是触犯刑法的行为。任何人不得私自刻制、伪造公司印章，否则公司将追究其法律责任，由此所导致的所有责任均由责任人承担。

第十一条 如因机构变动、名称改变或相关部门发布新规定等原因，原使用印章需作废时，应由印章管理员填写《印章废止申请》，经印章管理部门批准后，应及时将旧印章收回，并建立《印章废止登记本》，注明废止印章名称、时

间等具体内容，印章作废，必要时要发布印章废止公告。印章统一管理部门应将已废止印章妥善保管。（印章如被公安部门收回除外）

第四章 实体印章的保管第十二条 董事会办公室或其他被授权部门为公司所有印章的统一管理部门，按公司授权将各实体印章分置各子公司（部门）保管，并在《印章移交登记本》、《印章保管登记表》上做好登记记录。第十三条 除监事会印章由监事会主席授权人员管理外，其他印章管理员均由公司董事长授权，印章统一管理部门负责办理移交手续，该保管人无权转授相关权力。第十四条 所有的印章管理员，其相关业务工作应接受印章统一管理部门的监督。第十五条 印章管理员必须妥善保管印章，若不慎遗失，应在1小时内向印章统一管理部门报告，并立即依法公告作废。第十六条 如印章磨损或单位名称变更，印章管理部门应按以上规定办理审批手续后，由使用公司（部门）办理重新刻制手续。而对于已经通过工商注销的公司，其印章应交由印章统一管理部门统一保管、销毁。第十七条 印章的管理要求：

（一）印章不得交他人代管，如保管人员请假，为不影响工作使用可交本部门领导或授权本部门其他适当人员临时保管。

（二）印章管理员的印章管理工作是员工离职移交工作的一部分。印章管理员离职，应提前与印章统一管理部门办理印章移交手续后方可办理离职手续。

（三）原则上印章保管人员严禁在空白纸张、空白表格（证明）、空白介绍信及有空格未填写的合同等相关文件上盖章，经公司董事长批准同意的紧急用章情况除外。印章保管人应做好空白文件的用印记录，包括申请人、用途、用印空白文件数量等。事毕，用印人应向印章保管人汇报使用情况，并将空白加

印的使用内容的复印件和未使用的空白加印文本一并交还印章保管人。印章管理人应核对使用空白文件的数量，并在未使用的空白加印文本上注明“作废”字样并存档。

第五章 实体印章的使用第十八条 公司印章的使用实行事前登记与审批制度，公司各部门如需用印，应由权限人审批后办理。（各部门权限人以公司行政管理部更新的审批权限表为准。）第十九条 所有印章原则上不准带出公司（子公司），若特殊情况必须外带，须经书面审批流程完成、同意后方可按规定外带。

第二十条 印章管理员应坚持原则，遵守保密规定，严格照章用印。第二十一条 盖章位置要准确、恰当，印迹要端正清晰，印章的名称与用印件的落款要一致，不漏盖、不多盖，不在空白文件上盖章。

第二十二条 已盖章的文件若未使用，必须立即交回印章管理部门销毁。

第六章 电子印章的管理第二十三条 电子印章由印章统一管理部门统一申请制作和管理。各部门如需在非公司电子签章平台申请制作电子印章，应于事前报印章统一管理部门审批。第二十四条 公司结合实际业务发展需要适时设置相关部门负责公司电子签章平台的搭建、维护、系统集成开发以及日常使用的技术支持；或根据具体业务类型有针对性地向第三方购买相关电子签章服务。第二十五条 电子印章的用章审批制度与实体印章一致，执行事前登记与审批。

第二十六条 加盖电子印章前，待盖章文件必须先通过公司业务系统完成审批。第二十七条 电子印章原则上采用自动签署方式进行盖章。电子印章使用登

记以系统后台自动记录为准。第二十八条 印章管理部门应不定期抽查盖章情况，监控电子印章整体使用情况。

第二十九条 印章单位名称变更、注销的，自名称变更、注销之日起五日内印章统一管理部门负责完成电子印章的变更、销毁。

第七章 责任

第三十条 印章管理员必须妥善保管印章，如有遗失，必须及时向印章统一管理部门报告。

第三十一条 任何人员必须严格依照本办法规定程序使用印章，未经本办法规定的程序，不得擅自使用。

第三十二条 违反本办法的规定，给公司造成损失的，由公司对违纪者予以行政处分，造成严重损失或情节严重的，移送有关机关处理。

第八章 附则

第三十三条 本制度解释权归公司董事会。

第三十四条 本制度经公司董事会审议通过之日起实施。