索菲亚：监事会议事规则(2023年5月)

索菲亚家居股份有限公司

监事会议事规则

第一章 总则 第一条 为进一步规范公司监事会的议事方式和表决程序，促使监事和监事会有效地履行监督职责，完善公司法人治理结构，根据《公司法》《证券法》《上市公司治理准则》以及《索菲亚家居股份有限公司章程》（以下简称《公司章程》），制订本规则。

第二章 监事第二条 监事由股东代表和公司职工代表担任。其中职工代表的比例不低于1/3。第三条 监事每届任期三年，股东代表担任的监事由股东大会选举或更换，职工代表担任的监事由公司职工民主选举或更换。监事任期届满，监事连选可以连任。第四条 有下列情形之一的，不得担任公司的监事：

因涉嫌犯罪被司法机关立案侦查或者涉嫌违法违规被中国证监会立案调查，尚未有明确结论意见；法律、行政法规或部门规章规定的其他内容。

违反本条规定选举监事的，该选举无效。监事在任职期间出现本条情形的，解除其职务。

公司董事、高级管理人员及其配偶和直系亲属在公司董事、高级管理人员任职期间不得担任公司监事。

第五条 监事任期届满未及时改选，或者监事在任期内辞职导致监事会成员

低于法定人数的，在改选出的监事就任前，原监事仍应当依照法律、行政法规、《公司章程》或本规则的规定，履行监事职务。第六条 监事按《公司法》《公司章程》及本规则的规定参加监事会会议并行使表决权。

第七条 监事应承担下列义务：

（一）遵守国家法律、行政法规和《公司章程》的规定，履行诚信和勤勉的义务，维护公司利益，履行监督职责；

（二）执行监事会决议，维护股东、公司利益和员工权益；

（三）保守公司机密，除依照法律规定或者经股东大会同意外，不得泄露公司秘密；

（四）不得利用职权谋取私利，不得收受贿赂或其他非法收入，不得侵占公司财产；

（五）监事执行公司职务时违反法律、行政法规或者《公司章程》的规定，给公司造成损害的，应当承担赔偿责任。

第三章 监事会的组成和职权

第八条 公司依法设立监事会。依据《公司章程》的规定，监事会设监事三名。

其中二名由股东代表出任，由股东大会选举或更换；一名由公司职工代表出任，由公司职工民主选举或更换。

第九条 监事会设主席一名。监事会主席由全体监事过半数选举产生。监事会主席召集和主持监事会会议；监事会主席不能履行职务或不履行职务的，由半数以上监事共同推举一名监事召集和主持监事会会议。

第十条 监事会依据《公司法》《公司章程》以及有关法规行使下列职权：

（一）应当对董事会编制的证券发行文件和定期报告进行审核并提出书面审核意见，监事应当签署书面确认意见；

（二）检查公司的财务；

（三）对董事、总经理和其他高级管理人员执行公司职务的行为进行监督，对违反法律、行政法规、《公司章程》或者股东大会的决议的董事、高级管理人员提出罢免的建议；

（四）当董事、总经理和其他高级管理人员的行为损害公司的利益时，要求其予以纠正；

（五）提议召开临时股东大会；在董事会不履行《公司法》或者《公司章程》规定的召集和主持股东大会会议职责时召集和主持股东大会会议；

（六）向股东大会会议提出提案；

（七）依照《公司法》第151条的规定，对董事、高级管理人员提起诉讼；

（八）发现公司经营情况异常，可以进行调查；必要时，可以聘请会计师事务所、律师事务所等专业机构协助其工作；

（九）相关法律、行政法规、部门规章、《公司章程》规定或者股东大会授予的其他职权。

监事会行使职权所必需的费用，由公司承担。

第十一条 监事会可以提议召开董事会临时会议，并可以对董事会决议事项提出质询或者建议。

第四章 监事会主席的职权

第十二条 监事会设监事会主席一名，监事会主席为监事会召集人。

第十三条 监事会主席行使下列职权：

（一）召集和主持监事会会议，并检查监事会决议的执行情况；

（二）代表监事会向股东大会报告工作；

（三）董事或总经理与公司发生诉讼时，由监事会主席代表公司与董事或总经理进行诉讼。

第五章 监事会的组织机构

第十四条 监事会设监事会办公室，处理监事会日常事务。

监事会主席兼任监事会办公室负责人，保管监事会印章。监事会主席可以要求公司证券事务代表或者其他人员协助其处理监事会日常事务。

监事会可通过公司监事会办公室指定一名人员为监事会会议记录员，也可根据需要临时指定人员进行记录。

第六章 监事会的议事规定和工作程序

第十五条 监事会会议分为定期会议和临时会议。定期会议每六个月至少召开一次。出现下列情况之一的，监事会应当在十日内召开临时会议：

（一）任何监事提议召开时；

（二）股东大会、董事会会议通过了违反法律、法规、规章、监管部门的各种规定和要求、《公司章程》、公司股东大会决议和其他有关规定的决议时；

（三）董事和高级管理人员的不当行为可能给公司造成重大损害时；

（四）公司、董事、监事、高级管理人员被股东提起诉讼时；

（五）公司、董事、监事、高级管理人员受到证券监管部门处罚或者被深圳证券交易所公开谴责时；

（六）证券监管部门要求召开时；

（七）《公司章程》规定的其他情形。

第十六条 在发出召开监事会定期会议的通知之前，监事会办公室应当向全体监事征集会议提案，并至少用两天的时间向公司全体员工征求意见。在征集提案和征求意见时，监事会办公室应当说明监事会重在对公司规范运作和董事、高级管理人员职务行为的监督而非公司经营管理的决策。

监事提议召开监事会临时会议的，应当通过监事会办公室或者直接向监事会主席提交经提议监事签字的书面提议。书面提议中应当载明下列事项：

（一）提议监事的姓名；

（二）提议理由或者提议所基于的客观事由；

（三）提议会议召开的时间或者时限、地点和方式；

（四）明确和具体的提案；

（五）提议监事的联系方式和提议日期等。

在监事会办公室或者监事会主席收到监事的书面提议后三日内，监事会办公室应当发出召开监事会临时会议的通知。监事会办公室怠于发出会议通知的，提议监事应当及时向监管部门报告。

第十七条 召开监事会定期会议和临时会议，监事会办公室应当分别提前十日和三日将盖有监事会印章的会议通知，通过专人送达、传真、电子邮件、邮寄或其他方式，提交全体监事。非专人送达的，还应当通过电话进行确认并做相应记录。

情况紧急，需要尽快召开监事会临时会议的，可以随时通过口头或者电话等方式发出会议通知，但召集人应当在会议上作出说明。

第十八条 监事会会议通知应当包括以下内容：

（一）会议的时间、地点；

（二）拟审议的事项（会议提案）；

（三）会议召集人和主持人、临时会议的提议人及其书面提议；

（四）监事表决所必需的会议材料；

（五）联系人和联系方式。

口头会议通知至少应包括上述第（一）、（二）项内容，以及情况紧急需要尽快召开监事会临时会议的说明。第十九条 监事会会议应以现场方式召开为原则。在保障监事充分表达意见的前提下，监事会临时会议可以用通讯表决方式进行及作出决议，并由参会监事签字。监事会会议也可以采取现场与其他方式相结合的形式召开。

第二十条 在紧急情况下需要尽快召开监事会会议的，监事会可以采取传签监事会决议的方式形成决议。

实施细则为：监事会会议以传签书面决议方式召开时，应将决议的草稿及与之相关的议案、说明性文件及其他相关文件资料以专人送达、邮寄、传真中之一种方式依次送交每一位监事。如果在监事会决议草案上签字同意的监事已达到作出决议的法定人数，并以本条上述方式送交监事会主席或其他负责召集监事会会议的监事后，该决议草稿即成为监事会决议，毋须再召开监事会会议。在经传签书面决议方式表决并作出决议后，监事会主席或其他负责召集监事会会议的监事应及时将决议以书面方式通知全体监事。监事会主席、其他召集监事会的监事或董事会秘书等指定人员应根据经监事签字的决议制作会议记录，并先由监事会主席或其他召集监事会的监事签字确认后送达各监事签字。

第二十一条 监事会会议必须遵照召集会议的通知所列的议程进行；对议程外的问题，参会监事过半数同意后方列入议程。

第二十二条 监事会会议应当由监事本人出席，监事因故不能出席的，可以书面委托其他监事代为出席和表决。

监事委托其他监事代为出席的委托书应当载明代理人的姓名，代理事项、权限和有效期限，并由委托人签名。代为出席会议的监事应当在授权范围内行使监事的权利。监事未出席监事会会议，亦未委托代表出席的，视为放弃在该次会议上的投票权。

第二十三条 监事会会议应当由全体监事过半数出席方可举行。相关监事拒不出席或者怠于出席会议导致无法满足会议召开的最低人数要求的，其他监事应当及时向监管部门报告。

董事会秘书和证券事务代表应当列席监事会会议。监事会认为有必要时，可以邀请董事、总经理、其他高级管理人员、内部及外部审计人员列席监事会会议，回答所关注的问题。

第二十四条 会议主持人应当逐一提请与会监事对各项提案发表明确的意见。

第二十五条 监事会会议在讨论重大问题时，如所论议题尚有不明确之处，监事会主席在征求与会监事的意见后可决定暂缓表决，待进一步调查核实后，提交下次会议表决。对暂缓表决的事项应在监事会决议中做出说明。

第二十六条 监事会会议实行记名的书面或举手方式表决，每一监事有一票表决权。监事的表决意向分为同意、反对和弃权。与会监事应当从上述意向中选择其一，未做选择或者同时选择两个以上意向的，会议主持人应当要求该监事重新选择，拒不选择的，视为弃权；中途离开会场不回而未做选择的，视为弃权。

监事会形成决议应当经全体监事过半数同意。

第二十七条 监事会会议记录应当包括以下内容：

（一）会议召开的时期、地点和召集人姓名；

（二）出席监事的姓名；

（三）会议议程；

（四）监事发言要点；

（五）每一决议事项的表决方式和结果。

对于通讯方式或传签方式召开的监事会会议，应当参照上述规定，整理会议记录。第二十八条 监事会会议应当有会议决议，出席会议的全体监事应当在会议决议上签名。监事会会议决议作为公司档案由董事会秘书保存。第二十九条 监事会会议应有记录，出席会议的监事和记录人应在记录上签名。监事会有权要求在记录上对其发言做出某种说明性记载。

第三十条 监事会会议档案，包括会议通知和会议材料、表决票、经与会监事签字确认的会议记录、会议纪要、决议等，由董事会秘书负责保管。董事会秘书可以委托监事会办公室代为保管。监事会会议档案的保存期限为十年。

第三十一条 监事应对监事会决议承担责任。监事会决议违反法律、行政法规或《公司章程》，致使公司遭受损失的，参与决议的监事对公司付赔偿责任。但经证明在表决时曾表示异议并记载于会议记录的，该监事可以免除责任。

第七章 监事会决议的执行

第三十二条 监事应当督促有关人员落实监事会决议。监事会主席应当在以后的监事会会议上通报已经形成的决议的执行情况。

第三十三条 监事会决议应根据决议内容分送董事会或高级管理层。

第三十四条 对监事会决议中要求办理的事项，由监事会提请股东大会依据公司有关规定安排实施。

第三十五条 对监事会决议的执行情况，监事会主席可组织监事进行检查，并可提出评价意见。

第八章 附 则

第三十六条 本规则由2022年年度股东大会修订，自修订之日实施。

第三十七条 本规则未尽事项按国家有关法规和本公司章程规定执行。

索菲亚家居股份有限公司二〇二三年五月五日