正元智慧：2022年度内部控制自我评价报告

浙江正元智慧科技股份有限公司2022年度内部控制自我评价报告

浙江正元智慧科技股份有限公司全体股东：

根据《企业内部控制基本规范》及其配套指引的规定和其他内部控制监管要求（以下简称“企业内部控制规范体系”），结合浙江正元智慧科技股份有限公司（以下简称“公司”）内部控制制度和评价办法，在内部控制日常监督和专项监督的基础上，我们对公司2022年12月31日（内部控制评价报告基准日）的内部控制有效性进行了评价。

一、重要声明

按照企业内部控制规范体系的规定，建立健全和有效实施内部控制，评价其有效性，并如实披露内部控制评价报告是公司董事会的责任。监事会对董事会建立和实施内部控制进行监督。经理层负责组织领导企业内部控制的日常运行。公司董事会、监事会及董事、监事、高级管理人员保证本报告内容不存在任何虚假记载、误导性陈述或重大遗漏，并对报告内容的真实性、准确性和完整性承担个别及连带法律责任。

公司内部控制的目标是合理保证经营管理合法合规、资产安全、财务报告及相关信息真实完整、提高经营效率和效益及促进实现发展战略。由于内部控制存在其固有局限性，故仅能为实现上述目标提供合理保证。此外，由于情况的变化可能导致内部控制变得不恰当，或对控制政策和程序遵循的程度降低，根据内部控制评价结果推测未来内部控制的有效性具有一定的风险。

二、内部控制评价结论

1、于内部控制评价报告基准日，公司不存在财务报告内部控制重大缺陷。

董事会认为，公司已按照企业内部控制规范体系及公司内控制度等相关规定的要求在所有重大方面遵循了有效的财务报告内部控制。

2、于内部控制评价报告基准日，公司不存在非财务报告内部控制重大缺陷。

董事会认为，公司已按照企业内部控制规范体系及公司内控制度等相关规定

的要求在所有重大方面遵循了有效的非财务报告内部控制。

3、自内部控制评价报告基准日至内部控制评价报告发出日期间，公司不存在影响内部控制有效性评价结论的因素。

三、内部控制评价范围

公司按照风险导向原则确定纳入评价范围的主要单位、业务和事项以及高风险领域。

1、纳入评价范围的主要单位包括：公司、控股公司广西筑波智慧科技有限公司、青岛天高智慧科技有限公司、南昌正元智慧科技有限公司、福建正元智慧信息科技有限公司、四川正元智慧科技有限公司、杭州容博教育科技有限公司、浙江正元数据科技有限公司、浙江正元曦客科技有限公司、浙江校云智慧科技有限公司、浙江小兰智慧科技有限公司、浙江坚果智慧科技有限公司、浙江双旗智慧科技有限公司、宁波博太科智能科技股份有限公司、杭州麦狐信息技术有限公司、杭州正元智慧企业管理咨询有限责任公司、浙江尼普顿科技股份有限公司、杭州联创信息技术有限公司。

2、纳入评价范围的单位占比：

3、纳入评价范围的主要业务和事项包括：组织架构、人力资源管理、营销管理、合同管理、供应链管理、研究与开发管理、财务管理、资产管理、担保管理、重大投资管理、分子公司管理、关联方管理、财务报告及信息披露管理等。

4、重点关注的高风险领域主要包括：营销管理、合同管理、财务管理、资金管理、关联方交易及财务报告。

上述纳入评价范围的单位、业务和事项以及高风险领域涵盖了公司经营管理的主要方面，不存在重大遗漏。

四、公司内部控制情况

公司董事会及管理层十分重视内部控制体系的建立和健全工作，根据企业内部控制规范体系的要求，通过公司治理的完善，内部组织架构的健全，内控制度

的不断完善，已建立了一套科学、合理并适合本公司特点的内部控制体系，并根据不断变化的外部环境和内部管理的要求进一步提高公司内部控制管理水平。公司围绕“控制环境、风险评估、控制活动、信息与沟通、内部监督”五大要素进行评价，具体评价结果阐述如下：

1、控制环境

（1）法人治理结构

公司已按照《中华人民共和国公司法》《深圳证券交易所上市公司自律监管指引第2号——创业板上市公司规范运作》及《公司章程》的规定，设置了由股东大会、董事会、监事会和经理层组成的法人治理结构；并制定了《股东大会议事规则》《董事会议事规则》《监事会议事规则》《总经理工作细则》《独立董事工作制度》《董事会秘书工作细则》《董事会审计委员会工作细则》《董事会提名委员会工作细则》《董事会战略委员会工作细则》及《董事会薪酬与考核委员会工作细则》等一系列制度。明确了治理结构各层级的议事规则，划分了相应的决策、执行及监督职责权限，形成了科学的职责分工与制衡机制，促进治理结构各司其职、规范运作。股东大会是公司最高权力机构，始终确保所有股东，特别是中小股东能享有平等地位。股东大会享受法律法规和《公司章程》规定的合法权利，依法行使企业经营方针，财务预决算，利润分配等重大事项的表决权。公司董事会从维护全体股东利益出发，在不断完善公司治理结构的基础上，科学系统制定内部控制制度，建立健全内部控制体系，以确保公司发展战略的实现。董事会下设战略委员会、审计委员会、提名委员会及薪酬与考核委员会，为董事会提供专业决策支持。公司全体董事、监事、高级管理人员勤勉尽责，独立董事结合其在专业领域积累的知识经验对公司重大决策事项独立做出判断，提供合理建议，有效履行职责。

监事会是公司的监督机构，对股东大会负责，监督公司董事及高级管理人员依法履行职责，并对董事会建立与实施内部控制进行监督。

公司管理层严格遵循不相容职务分离的原则,根据业务及管理需要合理设置内部机构，明确人员编制、职权范围及工作流程等，形成科学有效的职责分工和制衡机制。各职能部门之间分工明确，各司其职，相互配合，相互制衡，保证了

公司的规范运作。

（2）组织机构设置

公司根据生产经营和管理的需要，按照相互制衡和权责分离的原则，合理划分公司业务和管理流程并设置相应的部门和岗位，公司架构设置分为技术、营销、管理三大板块，其中技术板块有技术研究院、产品部、软件部、硬件部、客户支持部、云服务部、总工程师办公室，营销板块有营销策划部、售前支持部、营销管理部、生态合作部、智能集成事业部、运营事业部、智慧城市事业部、智慧军警事业部、浙江业务部、各大区、各分公司、各办事处，管理板块有财务部、综合管理部、采供部、人力资源部、总裁办公室。公司科学划分职责权限，形成各司其职、各负其责、相互协调、相互监督、相互制约的组织体系。公司明确规定了各职能部门的主要职责，制定了各项业务和管理程序的操作规程，各业务人员在授权范围内进行工作，各项业务和管理程序遵照公司制定的各项操作规程运行，确保了权力与责任落实到位。

公司对控股子公司在经营、资金、人员、财务等重大方面，按照法律法规及公司章程的规定，通过委派高级管理人员等，对其进行必要的监督和管理。

（3）内部审计机构设置

审计委员会负责审查企业内部控制制度、监督内部控制的有效实施、协调内部控制审计等相关事宜。审计委员会下设内审部，并配备符合要求的专职审计人员，独立行使审计职权，不受其他部门和个人的干涉。内审部直接对董事会负责，在审计委员会的指导下开展审计工作，并根据公司经营活动的实际情况定期或不定期对公司及分子公司的财务信息的真实性、准确性和完整性、内部控制体系的建立和执行等情况进行检查监督。

（4）人力资源管理

公司高度重视人力资源建设，始终坚持以人为本，充分尊重、理解和关心员工，根据公司发展需要落实并完善了科学的人力资源管理体系。从人员的聘用、培训、辞退与辞职、薪酬、考核及选拔等环节入手，实现了人力资源的合理配置，为实现企业发展储备合理的人才梯队，并优化公司员工专业结构，提升员工的教育程度、专业技能以及业务水平。公司关注员工权益，依法用工，完善绩效考核，形成了良性的激励约束机制；健全公司教育培训体系，围绕企业战略和生产经营

需要开展各类培训，提升员工技能、提高工作效率。

（5）企业文化

公司坚持以军魂锻造执行力、以创新塑造竞争力，坚持“客户为上、坦荡诚信、主动担当、求实创新、共创共享”的价值观，坚持“知识分子革命化，革命分子知识化”的育才理念，全面打造具有军人特质的企业文化。公司以“让科技使工作、学习、生活更智慧”为使命，致力成为智慧校园服务新生态的引领者。

（6）社会责任

公司重视安全生产，建立了产品质量控制程序，并不断深化卓越绩效管理，弘扬工匠精神，提升发展质量和水平，做到对产品负责，对顾客负责，对社会负责，通过对外捐赠等强化自身的社会责任，参与社会公益事业。

2、风险评估

公司严格遵循企业内部控制规范体系及其他相关规定，结合公司发展战略、经营发展规划及行业特点，健全完善统一的全面风险管理体系。积极识别风险、评估风险、应对风险、不断监督与改进风险管理措施，加强企业管控，增强企业经营的可持续发展与抗风险能力。同时公司建立了突发事件应急机制，制定了应急预案，明确各类重大突发事件的监测、报告、处理的流程和权限，建立了责任追究制度。

公司目前主要面临的风险包括：行业竞争加剧风险、生产经营季节性波动风险、技术与产品开发风险、应收账款回收风险、人才流失风险等。

3、控制活动

公司按照经营活动的需要，在生产经营的各个环节制订了一系列内部控制制度，并设立相应的内部控制活动。内控措施的设计已基本覆盖公司所有的业务活动及相关的重要风险，内部控制活动完整、恰当并已经得到有效实施。

（1）职责分工控制

科学合理地划分岗位分工及职责权限，贯彻不相容职务相分离原则，形成相互制衡机制。公司对各个部门、业务流程制定了一系列较为详尽的岗位职责分工制度，各项交易业务的授权审批与具体经办人员分离。同时，为了防止错误或舞弊的发生，明确各部门责任与权利，均已建立岗位责任制。

（2）授权审批控制

公司根据交易金额大小以及交易性质划分不同层次授权机制，分为常规授权和特别授权。对于一般交易事项如购销业务、费用报销业务，采取各职能部门负责人、财务负责人、副总经理和总经理分级审批制度，以确保各类业务按规定程序进行。对于非常规交易事项，如收购、兼并、投资、增发股票等重大交易事项，需根据《深圳证券交易所创业板股票上市规则》等法律法规、《公司章程》及《投资和融资决策管理制度》等规章制度的相关规定，经总经理办公会、董事会或股东大会审批。

（3）会计管理系统控制

公司严格按照《中华人民共和国公司法》《企业会计准则》等法律法规的要求，制定了合理规范且符合公司实际的财务管理制度，科学设置了相应的财会岗位，积极应用信息化财务管理系统来推进各项会计工作的顺利开展，确保财务报告数据的准确性、可靠性和安全性，保障了企业经营管理的正常有序进行。

（4）资金活动管理

公司对货币资金的收支建立了严格的授权审批制度和程序，实行货币资金业务的岗位不相容分离，强化办理人员之间的相互制约和监督。根据公司日常经营资金需求，制定了相应的资金管理制度，加强资金的合理筹措，实现资金存量的有效整合，提高资金使用效率；针对对外投资（包括募集资金的使用管理）、购买或者出售资产、租入或者租出资产等方面的资金筹划使用，公司通过制定《投资和融资决策管理制度》，明确相应管理流程，进行有序的管控。

（5）采购业务管理

公司通过“集中采购”进一步规范采购标准和流程，从而提升采购业务价值。各下属分公司、子公司也逐步加入公司集中采购管理。日常采购与付款管理中，通过合理设立了相关机构和岗位，加强了采购计划制定、合同订立、物资验收和结算付款等环节的管理。对于供应商管理，采购部在采购前对供应商信誉、供货能力等情况进行充分了解，并实行招投标方式进行物资采购。同时加强了采购出入库管理，严格要求采购与付款工作的手续齐备，过程合规，并加强验收、会计记录、付款等环节的监控，从而进一步降低采购成本。

（6）资产管理

公司加强对资产采购、使用、评估及处置等活动的管控力度。对固定资产采

购、验收、入账、折旧及处置等管理环节进行明文规范，并要求各下属分公司、子公司严格按公司的固定资产采购申请与审批制度进行固定资产申购和审批；建立了固定资产台账管理制度，固定资产必须经验收后，方可进行登记；同时严格执行固定资产折旧等会计政策，进行相应的会计处理；并定期进行相应的资产盘点和检查工作，以强化资产后续管理。

（7）销售与费用管理

公司重点对销售与费用进行管控，针对销售费用及项目实施环节，进一步完善制度体系。公司为规范费用审批，谨遵《费用管理办法》的规定，加强费用控制，严把费用开支；严格执行《项目实施管理办法》的规定，规范项目实施，加强流程管控，提高项目实施效率与管理能力。

（8）研究与开发

公司积极提升产品质量，实施项目经理负责制，把产品质量打磨的任务下沉压实到各个项目组，产品质量得到持续改善；先后成立PMO管理委员会和技术架构委员会，进行敏捷过程改进和产品研发的技术指导，有效提高开发组件的规范性和安全性。

（9）担保业务

为规范公司的担保行为，加强担保业务的内部控制，有效控制担保风险，确保公司资产安全，公司修订了《对外担保管理制度》，明确了对外担保的职责分工与授权批准、担保评估与审批控制、担保执行控制、担保风险控制、担保信息披露及监督检查等管理程序。

（10）财务报告

为保证公司财务报告真实、准确、客观反映公司财务状况及营运能力，公司按照相关法律法规的要求，不断梳理财务制度、检查与财务报告相关内控活动，强化会计核算规范化，深化报表编制流程革新，保证财务报告质量。

公司也加强对各分子公司财务系统及财务操作规范的统一管理，为合并财务报表编制奠定良性基础。同时对所有单位明确提出工作质量、进度要求，增强与财务报告相关的各种数据资料的核对工作，确保合并财务报表数据的准确性。

公司不断加强财务报告分析工作，对公司及下属各子公司财务报表中存在异常变化的指标进行定量和定性分析，既防止人为疏漏导致的错误，又深挖业务变

化的市场及管理根源，积极采取改进措施；同时建立了内审部定期或不定期的财务报告专项审计，加强对财务管理的监督检查。

（11）合同管理

公司不断优化和完善合同管理制度及流程，完善了合同会签、审批、备案等合同专项管理流程，强化法律风险防范意识及危机意识。将法务职能前置，从合法性、严谨性、完备性、风险性等各方面，对各单位申报的各类合同进行专项审核，及时提出专业化评审意见和工作建议，要求呈报单位针对各部门及法务提出的合同评审意见，制定、落实有针对性的合同风险防控应对措施，做好合同风险的事前防范与控制。

（12）内部审计

为了保证公司各项业务开展的合规性、合理性，并提高生产经营管理效率和效益，确保固定资产的保管安全及财务报表的真实性。公司内审部定期或不定期开展相关内控循环及内控活动的独立审计，如应收账款审计、存货管理审计、分子公司业务审计。采取抽查、检查、询问等审计方式，验证各项业务活动的运行情况，并出具相应的内部审计报告反馈给公司管理层以促进公司业务管理的完善和优化。

4、信息与沟通

公司修订了《投资者关系管理制度》《内幕信息知情人登记管理制度》等一系列信息与沟通控制制度及规范性文件，并使用办公自动化系统（OA系统）等各种信息化管理系统，从制度化、信息化等多个维度来明确公司内外部相关信息的收集、处理和传递等内部控制活动，全面开展相关信息的筛选、核对、分析及整合管理，使得信息在各管理层级、各部门、各业务单位以及员工之间传递更迅速顺畅。

5、内部监督

公司监事会作为监督机构，对股东大会负责，对公司日常经营活动、财务状况、董事及高级管理人员的履职情况等进行监督。

公司董事会下设审计委员会，审计委员会主要负责公司内、外部审计的沟通、监督和核查工作。审计委员会下设内审部，在审计委员会指导下进行工作，对公司及下属分子公司的经营活动、内部控制、财务状况、募集资金使用等进行独立

的审计与监督。独立董事严格按照《公司章程》《独立董事制度》及相关法律法规的要求对公司的重大事项发表独立意见，并积极深入公司现场调查，了解公司生产经营状况和内部控制的建设及董事会决议、股东大会决议的执行情况，关注外部环境变化对公司造成的影响，并利用自己的专业知识为公司经营和发展提出合理化的意见和建议。

五、内部控制评价工作依据及内部控制缺陷认定标准

公司依据企业内部控制规范体系及公司《内部控制规范》组织开展内部控制评价工作。

公司董事会根据企业内部控制规范体系规定将内部控制区分财务报告内部控制和非财务报告内部控制，并根据其对重大缺陷、重要缺陷和一般缺陷的认定要求，结合公司规模、行业特征、风险偏好和风险承受度等因素，研究确定了适用于本公司的内部控制缺陷认定标准，具体的认定标准如下：

1、财务报告内部控制缺陷认定标准

（1）公司确定的财务报告内部控制缺陷评价的定量标准如下：

（2）公司确定的财务报告内部控制缺陷评价的定性标准如下：

重大缺陷：发生涉及财务信息披露的重大舞弊行为；公司财务报告存在重大错报被外部监管机构或审计机构发现，公司对应的控制活动未能识别相关错报；公司财务报告编报控制程序存在重大漏洞，可能导致公司报表出现重大错报。

重要缺陷：公司财务报告编报控制程序存在控制漏洞，虽然不会导致公司报表出现重大错报，但仍应引起公司董事会及管理层重视并改进的缺陷。

一般缺陷：除重大缺陷和重要缺陷之外的财务报告内部控制缺陷。

2、非财务报告内部控制缺陷认定标准

（1）公司确定的非财务报告内部控制缺陷评价的定量标准参照财务报告内部控制缺陷评价的定量标准执行。

（2）公司确定的非财务报告内部控制缺陷评价的定性标准如下：

重大缺陷：缺陷发生的可能性高，会严重降低工作效率或效果、或严重加大效果的不确定性、或使之严重偏离预期目标；

重要缺陷：缺陷发生的可能性较高，会显著降低工作效率或效果、或显著加大效果的不确定性、或使之显著偏离预期目标；

一般缺陷：缺陷发生的可能性较小，会降低工作效率或效果、或加大效果的不确定性、或使之偏离预期目标。

六、内部控制缺陷认定及整改情况

1、财务报告内部控制缺陷认定及整改情况

根据上述财务报告内部控制缺陷的认定标准，报告期内未发现公司存在财务报告内部控制的重大缺陷和重要缺陷。

2、非财务报告内部控制缺陷认定及整改情况

根据上述非财务报告内部控制缺陷的认定标准，报告期内未发现公司存在非财务报告内部控制重大缺陷和重要缺陷。除下述事项外，未发现公司存在其他非财务报告内部控制一般缺陷：

2022年6月，云马智慧以增资方式吸纳云腾科技为新股东，公司放弃了本次增资的优先认缴出资权。本次增资完成后，公司出资比例由51%变为40.80%，云马智慧于6月27日完成工商变更登记，公司上述交易事项未及时履行审议程序和信息披露义务，直至2022年7月5日才提交董事会审议并披露《关于子公司增资暨公司放弃优先认缴出资权的议案》。

针对上述事项，公司高度重视，积极整改：一是开展合法合规教育，公司管理层及其他相关人员深入学习《证券法》《深圳证券交易所创业板股票上市规则》《深圳证券交易所上市公司自律监管指引第2号——创业板上市公司规范运作》等相关法律法规、规范性文件的规定，进一步提高对相关规则的理解和认识。二是加强相关岗位的专业学习培训，提升相关人员的业务素养，保障内控规范的有效落实。三是加强内部沟通及对控股子公司的管理，增强相关人员规范运作意识。公司将引以为戒，按照相关法律法规、规范性文件的规定，认真和及时地履行信

息披露义务，树立合规和风控无小事的思想，确保全面提升合规工作，真正为公司健康发展保驾护航。

七、其他内部控制相关重大事项说明

报告期内，公司无其他内部控制相关重大事项说明。

董事长（已经董事会授权）：陈坚

浙江正元智慧科技股份有限公司2023年4月27日