霍普股份：监事会议事规则

上海霍普建筑设计事务所股份有限公司

监事会议事规则第一章 总则第一条 为了进一步完善上海霍普建筑设计事务所股份有限公司（以下简称“公司”）治理结构，保障监事会依法行使监督权，根据《中华人民共和国公司法》（以下简称“《公司法》”）、《上海霍普建筑设计事务所有限公司章程》（以下简称“《公司章程》”），参照《上市公司治理准则》等有关规定，制定本规则。第二条 监事会依法检查公司财务，监督董事、高级管理人员履行职责的合法合规性，行使公司章程规定的其他职权，维护公司及股东的合法权益。第三条 监事应当遵守法律、法规和《公司章程》等对监事做出的忠实义务和勤勉义务规定，忠实履行监事会和监事的职责。

第四条 公司应采取措施保障监事的知情权，为监事正常履行职责提供必要的协助，任何人不得干预、阻挠。监事履行职责所需的合理费用应由公司承担。

第二章 监事及监事会主席

第五条 监事由股东代表（非职工代表）和公司职工代表担任。

第六条 监事的任期每届为三年。监事任期届满，连选可以连任。

监事任期届满未及时改选，或者监事在任期内辞职导致监事会成员低于法定人数的，在改选出的监事就任前，原监事仍应当依照法律、行政法规和《公司章程》的规定，履行监事职务。

第七条 监事候选人名单以提案的方式提请股东大会表决。

监事会、单独或合计持有公司百分之三以上股份的股东可以以提案的方式直接向股东大会提出股东代表（非职工代表）监事候选人名单。监事候选人建议名单提交公司监事会进行资格审查。

职工代表监事由公司职工代表担任，由公司职工代表大会、职工大会或者其他形式民主提名并选举，直接进入监事会。

第八条 公司董事、高级管理人员及其配偶和直系亲属在公司董事、高级管理人员任职期间不得担任公司监事，董事、高级管理人员不得兼任监事。

第九条 监事连续两次未能亲自出席，也不委托其他监事出席监事会会议，视为不能履行职责，监事会应当建议股东大会或职工代表大会予以撤换。第十条 监事有了解公司经营情况的权利，并承担相应的保密义务。第十一条 监事可以列席董事会会议，并对董事会决议事项提出质询或者建议。监事会发现公司经营情况异常，可以进行调查；必要时，可以聘请会计师事务所等协助其工作，费用由公司承担。第十二条 监事应具有法律、会计等方面的专业知识或工作经验。第十三条 监事会的人员和结构应确保监事会能够独立有效地行使对董事、经理和其他高级管理人员及公司财务的监督和检查。第十四条 监事执行公司职务时违反法律、行政法规、部门规章或《公司章程》的规定，给公司造成损失的，应当承担赔偿责任。第十五条 监事会设主席一人，由全体监事过半数选举产生。第十六条 监事会主席行使下列职权：

（一）召集和主持监事会会议；

（二）检查监事会决议的执行情况；

（三）代表监事会向股东大会报告工作。

第三章 监事会

第十七条 公司设监事会，是公司依法设立的监督机构，对股东大会负责。

第十八条 监事会由三名监事组成，公司职工代表担任的监事不得少于监事总人数的三分之一。

第十九条 监事会行使下列职权：

（一）应当对董事会编制的公司证券发行文件和定期报告进行审核并提出书面审核意见，监事应当签署书面确认意见；

（二）检查公司财务；

（三）对董事、高级管理人员执行公司职务的行为进行监督，对违反法律、行政法规、《公司章程》或者股东大会决议的董事、高级管理人员提出罢免的建议；

（四）当董事、高级管理人员的行为损害公司的利益时，要求董事、高级管

理人员予以纠正；

（五）提议召开临时股东大会，在董事会不履行《公司法》规定的召集和主持股东大会职责时召集和主持股东大会；

（六）向股东大会提出提案；

（七）依照《公司法》第一百五十一条的规定，对董事、高级管理人员提起诉讼；

（八）发现公司经营情况异常，可以进行调查；必要时，可以聘请会计师事务所、律师事务所等专业机构协助其工作，费用由公司承担；

（九）评估公司募集资金使用情况；

（十）评估公司收购、出售资产交易价格是否合理；

（十一）评估公司关联交易是否公平，有无损害公司利益；

（十二）制定监事会工作报告，并向年度股东大会报告工作；

（十四）《公司章程》规定或股东大会授予的其他职权。

第二十条 监事会发现董事、高级管理人员违反法律法规和深圳证券交易所有关规定或者《公司章程》的，应当向董事会通报或者向股东大会报告，并及时披露，也可以直接向监管机构报告。

第二十一条 监事会应当对董事会编制的财务会计报告进行审核并提出书面审核意见，书面审核意见应当说明报告编制和审核程序是否符合相关规定，内容是否真实、准确、完整。

监事会依法检查公司财务，监督董事、高级管理人员在财务会计报告编制过程中的行为，必要时可以聘请中介机构提供专业意见。董事、高级管理人员应当如实向监事会提供有关情况和资料，不得妨碍监事会行使职权。

监事发现公司或者董事、监事、高级管理人员、股东、实际控制人等存在与财务会计报告相关的欺诈、舞弊行为及其他可能导致重大错报的情形时，应当要求相关方立即纠正或者停止，并及时向董事会、监事会报告，提请董事会、监事会进行核查，必要时应当向深圳证券交易所报告。

第二十二条 监事会的监督记录以及进行财务或专项检查的结果应成为对董事、经理和其他高级管理人员绩效评价的重要依据。

第二十三条 监事会可要求公司董事、经理及其他高级管理人员、内部及外部审计人员出席监事会会议，回答所关注的问题。

第四章 监事会的召集和通知第二十四条 监事会会议分为定期会议和临时会议。定期会议至少每六个月召开一次。

第二十五条 出现下列情况之一的，监事会应当在十日内召开临时会议：

（一）任何监事提议召开时；

（二）股东大会、董事会会议通过了违反法律、法规、规章、监管部门的各种规定和要求、《公司章程》、公司股东大会决议和其他有关规定的决议时；

（三）董事和高级管理人员的不当行为可能给公司造成重大损害或者在市场中造成恶劣影响时；

（四）公司、董事、监事、高级管理人员被股东提起诉讼时；

（五）法律法规及《公司章程》规定的其他情形。

第二十六条 监事会主席召集和主持监事会会议；监事会主席不能履行职务或者不履行职务的，由半数以上监事共同推举一名监事召集和主持监事会会议。

第二十七条 召开监事会定期会议，应于会议召开十日前书面通知监事，召开临时会议，应于会议召开三个工作日前书面通知监事。

第二十八条 会议通知可以通过直接送达、传真、信函等方式提交全体监事。非直接送达的，还应当通过电话进行确认并做相应记录。

情况紧急，需要尽快召开监事会临时会议的，可以随时通过口头或者电话等方式发出会议通知，但召集人应当在会议上作出说明。

第二十九条 监事会会议通知包括以下内容：举行会议的日期、地点和会议期限，事由及议题，发出通知的日期。

第五章 监事会会议的召开

第三十条 监事会会议以现场召开为原则。必要时也可以通过视频、电话、传真表决或其他方式召开。监事会会议也可以采取现场与其他方式相结合的方式召开。

第三十一条 监事会会议应当由监事本人出席，监事因故不能出席的，可以书面委托其他监事代为出席。

委托书应当载明代理人的姓名，代理事项、权限和有效期限，并由委托人签名或盖章。代为出席会议的监事应当在授权范围内行使监事的权利。监事未出席

监事会会议，亦未委托代表出席的，视为放弃在该次会议上的投票权。

第三十二条 监事会会议应当有过半数的监事出席方可举行。

第六章 监事会会议的审议与表决第三十三条 会议主持人应当提请与会监事对各项提案发表明确的意见。会议主持人应当根据监事的提议，要求董事、高级管理人员、公司其他员工或者相关中介机构业务人员到会接受质询。第三十四条 监事会会议的表决实行一人一票制，表决方式为记名投票表决。第三十五条 监事的表决意向分为同意、反对和弃权。与会监事应当从上述意向中选择其一，未做选择或者同时选择两个以上意向的视为弃权。第三十六条 监事会决议应当经全体监事二分之一以上同意方可通过。

第七章 监事会会议的记录和保管第三十七条 监事会会议应有记录，出席会议的监事和记录人，应当在会议记录上签名。会议记录应当包括以下内容:

（一）会议届次和召开的时间、地点、方式；

（二）会议通知的发出情况；

（三）会议召集人和主持人；

（四）出席监事的姓名以及受他人委托出席监事会会议的监事（代理人）姓名；

（五）会议审议的提案、每位监事对有关事项的发言要点和主要意见；

（六）每项提案的表决方式和表决结果（说明具体的同意、反对、弃权票数）；

（七）与会监事认为应当记载的其他事项。

第三十八条 与会监事应当对会议记录进行签字确认。监事对会议记录有不同意见的，可以在签字时作出书面说明。必要时，应当及时向监管部门报告，也可以发表公开声明。

监事既不按前款规定进行签字确认，又不对其不同意见作出书面说明或者向监管部门报告、发表公开声明的，视为完全同意会议记录的内容。

第三十九条 监事会会议档案，包括会议通知和会议材料、会议签到簿、会议录音资料、表决票、经与会监事签字确认的会议记录、决议公告等，由董事会秘书负责保管。

监事会会议资料的保存期限为十年以上。

第八章 信息披露第四十条 公司召开监事会会议，应当在会议结束后及时将监事会决议报送深圳证券交易所备案，经深圳证券交易所登记后公告。

监事会决议应当经过与会监事签字确认。监事应当保证监事会决议公告的内容真实、准确、完整，没有虚假记载、误导性陈述或者重大遗漏。第四十一条 监事会决议公告应当包括下列内容：

（一）会议召开的时间、地点、方式，以及是否符合有关法律、行政法规、部门规章、规范性文件和《公司章程》规定的说明；

（二）委托他人出席和缺席的监事人数、姓名、缺席理由以及受托人姓名；

（三）每项议案获得的同意、反对、弃权票数，以及有关监事反对或弃权的理由；

（四）审议事项的具体内容和会议形成的决议。

第四十二条 监事应当保证公司及时、公平地披露信息，所披露的信息真实、准确、完整。

第四十三条 监事应当依法对定期报告是否真实、准确、完整签署书面确认意见，不得委托他人签署，也不得以任何理由拒绝签署。

监事无法保证定期报告内容的真实性、准确性、完整性或者对定期报告内容存在异议的，应当在书面确认意见中发表意见并说明具体原因，公司应当予以披露。

第九章 附则

第四十四条 本规则未尽事宜，按照有关法律、行政法规和《公司章程》的规定执行。本规则如与国家日后颁布的法律、法规或经合法程序修改后的《公司章程》相抵触时，按国家有关法律、法规和《公司章程》的规定执行，并立即修订，报股东大会审议通过。

第四十五条 本规则自公司股东大会审议通过后生效实施。

第四十六条 本规则由公司监事会负责解释。

上海霍普建筑设计事务所股份有限公司

二〇二四年二月