岳阳林纸：董事会议事规则

岳阳林纸股份有限公司董事会议事规则

第一条宗旨

为了进一步规范岳阳林纸股份有限公司(以下简称“公司”)董事会的议事 方式和决策程序,促使董事和董事会有效地履行其职责,提高董事会规范运作和 科学决策水平,根据《公司法》、《证券法》、《上市公司治理准则》和《上海证券 交易所股票上市规则》等有关规定,制订本规则。

第二条证券事务管理部门

董事会下设证券事务管理部门,处理董事会日常事务。

董事会秘书或证券事务代表担任证券事务管理部门负责人。

第三条定期会议

董事会会议分为定期会议和临时会议。

董事会每年应当至少在上下两个半年度各召开一次定期会议。

第四条定期会议的提案

在发出召开董事会定期会议的通知前,证券事务管理部门应当充分征求各 董事的意见,初步形成会议提案后交董事长拟定。

董事长在拟定提案前,应当视需要征求经理和其他高级管理人员的意见。

第五条临时会议

有下列情形之一的,董事会应当召开临时会议:

(一)代表十分之一以上表决权的股东提议时;

(二)三分之一以上董事联名提议时;

(三)审计委员会提议时;

(四)董事长认为必要时;

(五)二分之一以上独立董事提议时;

(六)总经理提议时;

(七)公司章程规定的其他情形。

第六条临时会议的提议程序

按照前条规定提议召开董事会临时会议的,应当通过证券事务管理部门或 者直接向董事长提交经提议人签字(盖章)的书面提议。书面提议中应当载明下 列事项:

(一)提议人的姓名或者名称;

(二)提议理由或者提议所基于的客观事由;

(三)提议会议召开的时间或者时限、地点和方式;

(四)明确和具体的提案;

(五)提议人的联系方式和提议日期等。

提案内容应当属于公司章程规定的董事会职权范围内的事项,与提案有关 的材料应当一并提交。

证券事务管理部门在收到上述书面提议和有关材料后,应当于当日转交董 事长。董事长认为提案内容不明确、具体或者有关材料不充分的,可以要求提议 人修改或者补充。

董事长应当自接到提议后十日内,召集董事会会议并主持会议。

第七条会议的召集和主持

董事会会议由董事长召集和主持;董事长不能履行职务或者不履行职务的, 由过半数的董事共同推举一名董事召集和主持。

第八条会议通知

召开董事会定期会议和临时会议,证券事务管理部门应当分别提前十日和 五日将书面会议通知,通过直接送达、传真、电子邮件、微信或者其他方式,提 交全体董事、经理、董事会秘书。情况紧急,需要尽快召开董事会临时会议的, 可以随时通过电话或者其他口头方式发出会议通知,但召集人应当在会议上做出 说明。

第九条会议通知的内容

书面会议通知应当至少包括以下内容:

(一)会议的时间、地点,会议期限;

(二)会议的召开方式;

(三)拟审议的事项(会议提案);

(四)会议召集人和主持人、临时会议的提议人及其书面提议;

(五)董事表决所必需的会议材料;

(六)发出通知的日期。

口头会议通知至少应包括上述第(一)、(二)项内容,以及情况紧急需要 尽快召开董事会临时会议的说明。

第十条会议通知的变更

董事会定期会议的书面会议通知发出后,如果需要变更会议的时间、地点 等事项或者增加、变更、取消会议提案的,应当在原定会议召开日之前三日发出 书面变更通知,说明情况和新提案的有关内容及相关材料。不足三日的,会议日 期应当相应顺延或者取得全体与会董事的认可后按原定日期召开。

董事会临时会议的会议通知发出后,如果需要变更会议的时间、地点等事 项或者增加、变更、取消会议提案的,应当事先取得全体与会董事的认可。

第十一条会议的召开

董事会会议应当有过半数的董事出席方可举行。有关董事拒不出席或者怠 于出席会议导致无法满足会议召开的最低人数要求时,董事长和董事会秘书应当 及时向监管部门报告。

总经理和董事会秘书应当列席董事会会议。会议主持人认为有必要的,可 以通知其他有关人员列席董事会会议。

第十二条亲自出席和委托出席

董事原则上应当亲自出席董事会会议。因故不能出席会议的,应当事先审 阅会议材料,形成明确的意见,书面委托其他董事代为出席。

委托书应当载明:

(一)委托人和受托人的姓名、身份证号码;

(二)委托人不能出席会议的原因;

(三)委托人对每项提案的简要意见;

(四)委托人的授权范围和对提案表决意向的指示;

(五)授权有效期限;

(六)委托人签名或者盖章、日期等。

委托其他董事对定期报告代为签署书面确认意见的,应当在委托书中进行 专门授权。

受托董事应当向会议主持人提交书面委托书,在会议签到簿上说明受托出 席的情况。

第十三条关于委托出席的限制

委托和受托出席董事会会议应当遵循以下原则:

(一)在审议关联交易事项时,非关联董事不得委托关联董事代为出席; 关联董事也不得接受非关联董事的委托;

(二)独立董事不得委托非独立董事代为出席,非独立董事也不得接受独 立董事的委托;

(三)董事不得在未说明其本人对提案的个人意见和表决意向的情况下全 权委托其他董事代为出席,有关董事也不得接受全权委托和授权不明确的委托。

(四)一名董事不得接受超过两名董事的委托,董事也不得委托已经接受 两名其他董事委托的董事代为出席。

第十四条会议召开方式

审议公司半年度报告、年度报告相关的董事会会议,应当采取现场会议方式 召开;涉及重大、重要审议议题或审议的议题达到三个以上的董事会会议,建议 采取现场方式召开。

必要时,在保障董事充分表达意见的前提下,经召集人(主持人)、提议人 同意,也可以通过视频会议、电话会议、书面决议或者电子邮件表决等方式召开。 董事会会议也可以采取现场与其他方式同时进行的方式召开。

非以现场方式召开的,以视频或其他电子方式显示在场的董事、在电话会 议中发表意见的董事、规定期限内实际收到书面或者电子邮件等有效表决票,或 者董事事后提交的曾参加会议的书面确认函等计算出席会议的董事人数。

第十五条会议审议程序

会议主持人应当提请出席董事会会议的董事对各项提案发表明确的意见。

对于根据规定需要独立董事专门会议事先认可的提案,会议主持人应当在 讨论有关提案前,指定一名独立董事宣读独立董事达成的书面认可意见。

董事就同一提案重复发言,发言超出提案范围,以致影响其他董事发言或 者阻碍会议正常进行的,会议主持人应当及时制止。

止。

董事阻碍会议正常进行或者影响其他董事发言的,会议主持人应当及时制

除征得全体与会董事的一致同意外,董事会会议不得就未包括在会议通知 中的提案进行表决。董事接受其他董事委托代为出席董事会会议的,不得代表其 他董事对未包括在会议通知中的提案进行表决。

第十六条发表意见

董事应当认真阅读有关会议材料,在充分了解情况的基础上独立、审慎地 发表意见。

董事可以在会前向证券事务管理部门、会议召集人、总经理和其他高级管 理人员、各专门委员会、会计师事务所和律师事务所等有关人员和机构了解决策 所需要的信息,也可以在会议进行中向主持人建议请上述人员和机构代表与会解 释有关情况。

第十七条会议表决

提案经过充分讨论后,主持人应当适时提请与会董事对提案逐一分别进行 表决。

会议表决实行一人一票,以举手或记名投票的方式进行。董事会临时会议 在保障董事充分表达意见的前提下,可以用其他书面方式进行表决并作出决议, 并由参会董事签字。

董事的表决意向分为同意、反对和弃权。与会董事应当从上述意向中选择 其一,未做选择或者同时选择两个以上意向的,会议主持人应当要求有关董事重 新选择,拒不选择的,视为弃权;中途离开会场不回而未做选择的,视为弃权。

第十八条表决结果的统计

与会董事表决完成后,证券事务代表和证券事务管理部门有关工作人员应

当及时收集董事的表决票,交董事会秘书在一名独立董事或者其他董事的监督下 进行统计。

现场召开会议的,会议主持人应当当场宣布统计结果。

董事在会议主持人宣布表决结果后或者规定的表决时限结束后进行表决的, 其表决情况不予统计。

第十九条决议的形成

除本规则第二十条规定的情形外,董事会审议通过会议提案并形成相关决 议,必须有超过公司全体董事人数之半数的董事对该提案投赞成票。

法律、行政法规和公司章程规定董事会形成决议应当取得更多董事同意的, 从其规定。

不同决议在内容和含义上出现矛盾的,以时间上后形成的决议为准。

第二十条回避表决

出现下述情形的,董事应当对有关提案回避表决:

(一)《上海证券交易所股票上市规则》规定董事应当回避的情形;

(二)董事本人认为应当回避的情形。

在董事回避表决的情况下,有关董事会会议由过半数的无关联关系董事出 席即可举行,形成决议须经无关联关系董事过半数通过。出席会议的无关联关系 董事人数不足三人的,应当将该事项提交股东会审议。

第二十一条不得越权

董事会应当严格按照股东会和公司章程的授权行事,不得越权形成决议。

第二十二条提案未获通过的处理

提案未获通过的,在有关条件和因素未发生重大变化的情况下,董事会会 议在一个月内不应当再审议内容相同的提案。

第二十三条暂缓表决

二分之一以上的与会董事或两名以上独立董事认为提案不明确、不具体, 或者因会议材料不充分等其他事由导致其无法对有关事项作出判断时,会议主持 人应当要求会议对该议题进行暂缓表决。

提议暂缓表决的董事应当对提案再次提交审议应满足的条件提出明确要求。

第二十四条会议记录

董事会秘书应当安排证券事务管理部门工作人员对董事会会议做好记录。 会议记录应当包括以下内容:

(一)会议召开的日期、地点和召集人姓名;

(二)出席董事的姓名以及受他人委托出席董事会的董事(代理人)姓名;

(三)会议议程;

(四)董事发言要点;

(五)每一决议事项的表决方式和结果(表决结果应载明赞成、反对或者 弃权的票数)。

第二十五条会议纪要和决议记录

除会议记录外,董事会秘书还可以安排证券事务管理部门工作人员对会议 召开情况作成简明扼要的会议纪要,根据统计的表决结果就会议所形成的决议制 作单独的决议记录。

第二十六条董事签字

与会董事应当代表其本人和委托其代为出席会议的董事对会议记录、会议 纪要和决议记录进行签字确认。董事对会议记录、纪要或者决议有不同意见的, 可以在签字时作出书面说明。必要时,应当及时向监管部门报告,也可以发表公 开声明。

董事不按前款规定进行签字确认,不对其不同意见做出书面说明或者向监 管部门报告、发表公开声明的,视为完全同意会议记录、会议纪要和决议记录的 内容。

第二十七条决议公告

董事会决议公告事宜,由董事会秘书根据《上海证券交易所股票上市规则》 的有关规定办理。在决议公告披露之前,与会董事和会议列席人员、记录和服务 人员等负有对决议内容保密的义务。

第二十八条决议的执行

董事长应当督促有关人员落实董事会决议,检查决议的实施情况,并在以 后的董事会会议上通报已经形成的决议的执行情况。

第二十九条会议档案的保存

董事会会议档案,包括会议通知和会议材料、会议签到簿、董事代为出席 的授权委托书、表决票、经与会董事签字确认的会议记录、会议纪要、决议记录、 决议公告等,由董事会秘书负责保存。

董事会会议档案的保存期限为十年以上。

第三十条附则

本规则所称“以上”、“内”,含本数;“过”、“超过”、“低于”、“多于”,不 含本数。

本规则是公司章程附件,由董事会拟定,经股东会批准后实施。修改时亦同。

本规则由公司董事会负责解释。

本规则未尽事宜按照国家有关法律、法规和公司章程的规定执行。

本规则如与国家日后颁布的法律、法规或中国证监会、上海证券交易所的 有关规定或经合法程序修改后的公司章程相抵触时,执行国家法律、法规、中国 证监会和上海证券交易所的有关规定及公司章程的规定。