东材科技：董事会秘书工作制度

东材科技董事会秘书工作制度四川东材科技集团股份有限公司董事会秘书工作制度

（2024年4月）

第一章 总则第一条 为提高四川东材科技集团股份有限公司（以下简称“公司”或“上市公司”）的治理水平，规范公司董事会秘书的选任、履职、培训和考核工作，公司根据《中华人民共和国公司法》（以下简称“《公司法》”）、《上市公司治理准则》、《上海证券交易所股票上市规则》、《上海证券交易所上市公司自律监管指引第1号-规范运作》、《四川东材科技集团股份有限公司章程》（以下简称“公司章程”）等有关规定，制订本制度。第二条 公司董事会秘书是公司与上海证券交易所之间的指定联络人，可以以公司名义办理信息披露、股票及其衍生品种变动管理等职责范围内的事务。

第三条 公司设立董事会办公室，由董事会秘书分管，主要负责处理公司规范运作、公司治理、信息披露、投资者关系管理等事务。

第二章 董事会秘书的聘任

第四条 公司董事会应当在公司首次公开发行股票上市后三个月内，或原任董事会秘书离职后三个月内聘任董事会秘书。

第五条 董事会秘书是公司的高级管理人员，由董事长提名，由董事会聘任或解聘，对公司和董事会负责，应忠实、勤勉地履行职责。

第六条 担任公司董事会秘书，应当具备以下条件：

（一）具有良好的职业道德和个人品质；

（二）具备履行职责所必需的财务、管理、法律等专业知识；

（三）具备履行职责所必需的工作经验；

（四）取得上海证券交易所认可的董事会秘书资格证书或具备任职能力的其他证明。

第七条 具有下列情形之一的人士，不得担任公司董事会秘书：

（一）根据《公司法》、《上海证券交易所股票上市规则》等法律法规的有关规定，不

东材科技董事会秘书工作制度得担任上市公司董事、监事或者高级管理人员的情形；

（二）最近三年曾受中国证券监督管理委员会（以下简称“中国证监会”）行政处罚；

（三）最近三年曾受证券交易所公开谴责或者三次以上通报批评；

（四）本公司现任监事；

（五）中国证监会、上海证券交易所认定不适合担任董事会秘书的其他情形。第八条 公司聘任董事会秘书后，应当及时公告并向上海证券交易所提交以下材料：

（一）董事会推荐书，包括被推荐人（候选人）符合《上海证券交易所股票上市规则》规定的任职条件的说明、现任职务、工作表现、个人品德等内容；

（二）候选人的个人简历和学历证明复印件；

（三）董事会秘书聘任书或者相关的董事会决议；

（四）董事会秘书的通讯方式，包括办公电话、移动电话、传真、通信地址及专用电子邮箱地址等。

上述通讯方式的资料发生变更时，公司应当及时向上海证券交易所提交变更后的资料。

第九条 公司解聘董事会秘书应当具备充分、合理的理由，不得无故将其解聘。

第十条 公司董事会秘书具有下列情形之一的，公司应当自相关事实发生之日起一个月内将其解聘：

（一）本制度第七条规定的任何一种情形；

（二）连续三个月以上不能履行职责；

（三）在履行职责时出现重大错误或者疏漏，给公司、投资者造成重大损失；

（四）违反法律法规、中国证监会规定、上海证券交易所规定和公司章程等，给公司、投资者造成重大损失。

董事会秘书被解聘或者辞职时，公司应当及时向上海证券交易所报告，说明原因并公告。董事会秘书有权就被公司不当解聘，向上海证券交易所提交个人陈述报告。

第十一条 公司董事会秘书被解聘或辞职离任的，应当接受公司董事会和监事会的离

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任审查，并办理有关档案文件、具体工作的移交手续。董事会秘书辞职后未完成上述报告和公告义务的，或者未完成离任审查、文件和工作移交手续的，仍应承担董事会秘书职责。

第十二条 公司董事会秘书的空缺期间，公司董事会应当及时指定一名董事或高级管理人员代行董事会秘书的职责，同时尽快确定董事会秘书的人选，并报上海证券交易所备案并公告。公司指定代行董事会秘书职责的人员之前，由公司董事长代行董事会秘书职责。

公司董事会秘书空缺时间超过3个月的，董事长应当代行董事会秘书职责，并在6个月内完成董事会秘书的聘任工作。

第三章 董事会秘书的履职

第十三条 公司董事会秘书应负责公司的信息披露管理事务，包括但不限于：

（一）负责公司信息披露事务，协调公司信息披露工作；

（二）组织制定公司信息披露事务管理制度，督促公司及相关信息披露义务人遵守信息披露的相关规定；

（三）负责公司信息披露的保密工作，在未公开重大信息泄露时，立即向上海证券交易所报告并披露；

（四）关注媒体报道并主动求证真实情况，督促公司、信息披露义务人等相关主体及时回复监管问询。

第十四条 公司董事会秘书应协助公司董事会加强公司治理机制建设，包括但不限于：

（一）组织筹备并列席公司董事会会议及其专门委员会会议、监事会会议和股东大会会议；

（二）建立健全公司内部控制制度；

（三）积极推动公司避免同业竞争，减少并规范关联交易事项；

（四）积极推动公司建立健全激励约束机制；

（五）积极推动公司承担社会责任。

第十五条 公司董事会秘书应负责公司投资者关系管理事务，完善公司投资者的沟通、接待和服务工作机制，协调公司与证券监管机构及实际控制人、中介机构、媒体等之间的信

东材科技董事会秘书工作制度息沟通。

第十六条 董事会秘书应负责公司股票及其衍生品种变动管理事务，包括但不限于：

（一）保管公司股东持股资料；

（二）办理公司限售股相关事项；

（三）为董事、监事和高级管理人员办理个人信息和股权变动的网上申报、信息披露等事项，督促前述人员及其他相关人员遵守公司股份买卖的相关规定。第十七条 公司董事会秘书应协助公司董事会制定公司资本市场发展战略，协助筹划或者实施公司资本市场再融资或者并购重组事务。第十八条 公司董事会秘书应负责公司规范运作培训事务，组织董事、监事、高级管理人员及其他相关人员接受有关法律法规和其他规范性文件的培训。第十九条 公司董事会秘书应提示董事、监事、高级管理人员履行忠实、勤勉义务，如知悉前述人员违反相关法律、法规、规范性文件或公司章程，作出或可能作出相关决策时，应当予以警示，并立即向上海证券交易所报告。第二十条 公司董事会秘书应协助独立董事履行职责，确保独立董事与公司、其他董事、高级管理人员等之间的信息畅通，确保独立董事履行职责时，能够获得足够的资源和必要的专业意见。

第二十一条 公司应当为董事会秘书履行职责提供便利条件，公司董事、监事、财务负责人、高级管理人员和相关工作人员应当配合董事会秘书的履职行为。公司董事会秘书在履行职责的过程中受到不当妨碍或者严重阻挠时，可以直接向上海证券交易所报告。

第二十二条 公司董事会秘书为履行职责，有权了解公司的财务和经营情况，查阅其职责范围内的所有文件，并要求公司有关部门和人员及时提供相关资料和信息。

第二十三条 公司召开总经理办公会议及其他涉及公司重大事项的会议，应及时告知董事会秘书列席，并提供会议资料。

第二十四条 公司董事会秘书应当与公司签订保密协议，承诺在任期期间及离任后，持续履行保密义务直至有关信息对外披露为止，但涉及公司违法违规行为的信息，不属于前述应当履行保密的范围。

东材科技董事会秘书工作制度第二十五条 公司董事会应当聘请证券事务代表，协助公司董事会秘书履行职责。董事会秘书不能履行职责或董事会秘书授权时，证券事务代表应当代为履行职责。在此期间，并不当然免除董事会秘书对其职责所负有的责任。证券事务代表应当取得上海证券交易所认可的董事会秘书资格证书或具备任职能力的其他证明。

第四章 附则第二十六条 本制度未尽事宜，按照国家有关法律、行政法规和公司章程的规定执行。第二十七条 本制度由公司董事会负责制定、修改和解释。第二十八条 本制度经公司董事会审议通过后生效实施，公司原《董事会秘书工作制度》自动废止。

四川东材科技集团股份有限公司

2024年4月13日